„Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko?” Albert Einstein
Można też powiedzieć: „pokaż mi swoje biurko, a powiem ci kim jesteś”. Oczywiście porządek na biurku ma swoich przeciwników (twórczy nieład, kreatywny chaos) i zwolenników (estetyka, efektywność, wizerunek). W zasadzie spór ten przypomina trochę dyskusję na temat wyższości Świat Bożego Narodzenia nad Świętami Wielkiej Nocy.
Proponujemy zastanowić się, dlaczego warto uporządkować swoje biurko?
Po pierwsze: oszczędność czasu i ... nerwów
Bez wątpienia, jeśli wiemy gdzie co leży, jest to duże ułatwienie w codziennej pracy. Szybko znajdujemy to, co potrzebujemy – czy to są odpowiednie dokumenty czy nasze notatki. Oszczędzamy czas oraz nasze nerwy – zyskujemy spokój. Przecież nic tak nie wyprowadza z równowagi jak bezskuteczne poszukiwanie w stosach papierów potrzebnej notatki.
Po drugie łatwiej nam się skoncentrować
Otoczenie w jakim pracujemy ma znaczenie. Zwłaszcza odczuwają to osoby, które pracują w domu. Nie jest to łatwe, dlatego często biurem staje się kawiarnia albo dzielone biuro (co-working). Warto pamietać, że uporządkowana przestrzeń nastraja optymistycznie i ułatwia koncentrację bo nic nie nas nie rozprasza.
Po trzecie budujemy swój wizerunek
Ten punkt dotyczy szczególnie osób pracujących w biurze lub spotykających się z klientami. Porządek w miejscu pracy świadczy o pracowniku – buduje jego pozytywny wizerunek zarówno w oczach przełożonego, kolegów oraz klientów.
Tylko, jak się zabrać za te porządki?
David Allen w swojej książce „Getting Things Done” proponuje schemat porządkowania spraw do załatwienia. Inspirując się tym schematem proponujemy w kilku krokach odzyskać swoje biurko.
Krok 1: Co to jest i czy jest potrzebne teraz czy w przyszłości?
Każda notatkę, dokument, wizytówkę, kartkę papieru itp. oceń według tego kryterium a następnie:
- wyrzuć/ zniszcz (jeśli potrzebne nie jest i nie będzie),
- zarchiwizuj: w segregatorze, teczce itp. odpowiednio opisane (jeśli jest potrzebne, ale nie w tej chwili),
- umieść w pudełku: sprawy bieżące (jeśli jest to potrzebne teraz).
Krok 2: Zorganizuj swoją przestrzeń w zależności od specyfiki naszej pracy – biurko, odpowiednie regały, tablice korkowe, flipchart. Wszystkie te elementy mają pomóc zorganizować przestrzeń zawodową.
Krok 3: Ustal standardy pracy na przyszłość czyli określ co robimy, żeby porządek utrzymać jak najdłużej. Pomocne tutaj będą odpowiedni opisane pudełka czy segregatory.
Krok 4: Umil sobie pracę – czyli w zależności od gustów i zainteresowań: kup roślinkę, ustaw zdjęcie dziecka albo postaw puchar z zawodów.
Utrzymanie porządku na biurku nie jest proste. W codziennej bieganinie dosyć często zostajemy zasypani papierami i sprawami do załatwienia.
Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Was, że istotne jest żeby od czasu do czasu doprowadzić swoje otoczenie to porządku.
Powodzenia!
