„Najważniejsi są dla nas ludzie, którzy tworzą organizację. To oni budują wartość firmy” – taką treść można odnaleźć na stronach internetowych większości firm. To tylko slogan, czy faktycznie za taką deklaracją idą konkretne działania? Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami zmieniający się rynek pracy? Jak wpływa na zmiany w podejściu do aranżacji biur?

Networking – podążanie za zmianą

Niskie bezrobocie, nowe pokolenia na rynku pracy i dynamiczny rozwój nowych techno-logii formułują nowe wyzwania dla pracodawców. Metody zarządzania i narzędzia, któ-re do niedawna się sprawdzały, nie są już aktualne. Drogą do uzyskania kompleksowej, interdyscyplinarnej wiedzy o charakterze tych przemian i kierunku ewolucji trendów są spotkania networkingowe. Ich celem spotkań jest wzmocnienie pracodawców w roli świadomych przywódców, przeprowadzających swoje firmy przez czas intensywnych zmian. Przykładem takiej inicjatywy jest zainicjowana niedawno seria spotkań organizowanych przez Senso.Lab, mających na celu ułatwienie pracodawcom dostosowania ich środowiska biznesowego do nowych oczekiwań pracowników. – Przy tak dynamicz-nym tempie zmian na rynku trudno jest samodzielnie zgromadzić wiedzę obejmującą tak wiele dyscyplin. Dlatego zdecydowaliśmy się na zorganizowanie spotkań, podczas których specjaliści z różnych branż podzielą się swoim doświadczeniem, analizami i prognozami. Dzięki temu managerowie zdobędą wiedzę, która z jednej strony pozwoli im świadomie zarządzać swoimi organizacjami, z drugiej -  zwiększy przewagę konkurencyjną ich firm – wyjaśnia Kamila Kurkowska, organizator Senso.Lab.

Kierunek: innowacyjne, otwarte biuro

Pierwsze spotkanie odbyło się 15 czerwca w Warszawie. Gościem jednego z paneli dyskusyjnych była Monika Szawernowska, Prezes Zarządu pracowni architektonicznej Concept Space. Dyskusja toczyła się wokół rosnącej roli, jaką pełni biuro w procesie pozyskiwania i utrzymywania pracowników. – Dla 80% pracowników jakość biura jest równie ważna, jak zarobki. To jasny sygnał dla pracodawców – jeżeli chcesz mieć najlepszy zespół, zadbaj o to, by mieć najlepsze biuro. Co ważne, najlepsze nie musi znaczyć najdroższe – przekonuje Szawernowska. Podstawowym wyzwaniem jest dostosowanie aranżacji powierzchni do specyfiki firmy i branży, w jakiej działa. Nie ma rozwiązań uniwersalnych. Inne oczekiwania w tym zakresie będzie miała kancelaria prawna (choć również konserwatywne branże coraz przychylniejszym okiem patrzą na nowe trendy w aranżacji), a inne – spółka IT, której pracownicy często z własnej inicjatywy proponują nowatorskie, niespotykane w innych firmach rozwiązania wystroju i wyposażenia wnętrza. Z reguły im bardziej kreatywna i innowacyjna branża, tym ostrzejsza walka o najlepszych pracowników, a co za tym idzie – większa otwartość na nietypowe rozwiązania aranżacyjne.

Na całym świecie przedsiębiorstwa próbują dostosować się do zachodzących zmian technologicznych i demograficznych, więc wiele już powiedziano na temat korzyści płynących z nowego podejścia do miejsca pracy, przedstawiając liczne argumenty. W najnowszym raporcie Leesmana stwierdzono wręcz, że oparta na aktywności organizacja środowiska pracy „charakteryzuje te organizacje, które otwarcie i świadomie wkraczają w erę bezprecedensowej transformacji biznesowej”. Kinnarps, jako ekspert w dziedzinie wyposażenia przestrzeni pracy, przy okazji realizowanych projektów ma codziennie do czynienia ze zmianami, zachodzącymi w środowisku biznesowym w różnej skali i stąd nasza współpraca w ramach cyklu spotkań Organizacje Sensotwórcze, aby podzielić się naszymi spostrzeżeniami oraz narzędziami, które mogą tę przemianę ułatwić zarówno managerom, jak i całym zespołom.

Nasze badania pokazują, iż środowisko biurowe ma znaczący wpływ na satysfakcję z pracy, co oznacza, że otoczenie skoncentrowane na pracownikach może być ważnym elementem wyróżniającym danego pracodawcę. – mówi Beata Osiecka, CEO Kinnarps Polska.

Priorytetem jest człowiek – pracownik, któremu biuro ma służyć, tworzyć klimat kreatywnej pracy i wspierać go w efektywnym wykonywaniu codziennych zadań. Najważniejsza jest funkcjonalność i ergonomia. Zdarzają się niezmiernie efektowne projekty, które być może zachwycają obserwatorów, ale irytują pracowników – są niepraktyczne i nie spełniają swojej funkcji. Czy to znaczy, że trzeba wybierać pomiędzy atrakcyjnym a praktycznym biurem? – Estetykę i funkcjonalność z powodzeniem da się połączyć. Rzecz w tym, by forma nie przysłoniła treści. Biuro to przede wszystkim miejsce pracy i na każdym etapie projektowania wszyscy muszą o tym pamiętać – zarówno architekci, jak i klient – tłumaczy Monika Szawernowska.

Podstawowym wyzwaniem dla architektów jest projektowanie przestrzeni, która odzwierciedla zmiany w podejściu pracodawców do pracowników. Układy hierarchiczne, zamknięte, budujące dystans są uważane za archaizm. Coraz bardziej popularnym trendem jest budowanie struktur otwartych, w których każdy ma bezpośredni dostęp do przełożonych i zarządu. W tak zarządzanych firmach pracownicy są bardziej efektywni, czują się docenieni przez swoich szefów. O byciu liderem decyduje nie wizytówka i i-ponujący gabinet, a umiejętność bycia przywódcą i charyzma. Zmiany w projektowaniu biur odzwierciedlają tę tendencję – rezygnuje się z układu gabinetowego na rzecz przestrzeni otwartej z różnej wielkości salami do spotkań, budkami telefonicznymi do swobodnego prowadzenia rozmów i rozbudowaną częścią wspólną. Taki układ sprzyja socjalizacji i umożliwia szybki, bezpośredni kontakt. Zyskują również klienci firmy – procesy są bardziej efektywne i zajmują mniej czasu. Szybki brainstorming? Nie ma problemu, można go przeprowadzić spontanicznie, gdy jest taka potrzeba. Bez konieczności umawiania się z zamkniętym w gabinecie szefem za pośrednictwem jego asystenta. 

Trendy w aranżacji

Nie wszystko, co jest modne na świecie, sprawdza się w Polsce. Tak jest na przykład z mobilnymi stanowiskami pracy. – Teoretycznie zmiana charakteru pracy na bardziej mobilną i elastyczną usprawiedliwia wprowadzanie w biurach tymczasowych stanowisk, rezerwowanych w razie potrzeby i wykorzystywanych przez wiele osób. W Polsce ta metoda jednak nie sprawdza się najlepiej. Polacy lubią mieć własne biurko, na którym mogą postawić zdjęcie dzieci czy ulubiony gadżet. To dowód na to, że trzeba ostrożnie i krytycznie podchodzić do kopiowania wzorców popularnych w innych krajach – podkreśla Monika Sżawernowska. Co w takim razie się sprawdza? Coraz więcej firm decyduje się na rozbudowę części wspólnych, których głównym zadaniem jest podniesienie poziomu satysfakcji pracowników. Pracodawcy inwestują w nowoczesne, kompletnie wyposażone kuchnie, strefy relaksu, kafeterie z dobrym ekspresem i najwyższej jakości kawą, strefy chilloutu, playroomy czy fitroomy, w których w przerwie można skorzystać z zajęć jogi czy odprężyć się na bieżni. Firmom zależy, by maksymalnie „udomowić” biuro – stworzyć w nim przyjazną atmosferę, w które pracownik będzie się czuł jak u siebie. Coraz więcej pracodawców inwestuje w wysokiej jakości meble, zwiększające efektywność pracowników i redukujących zmęczenie. Pojawiają się elektrycznie regulowane biurka i ergonomiczne siedziska. Dobrze zaaranżowane biuro powinno uwzględniać możliwość częstych zmian pozycji przy pracy – z badań wynika, że w trakcie ośmiu godzin pracy zaledwie dwie pracownik spędza w trakcie pracy indywidualnej za biurkiem. Reszta to spotkania, praca zespołowa, rozmowy telefoniczne. To kolejny argument na rzecz przestrzeni otwartych – są lepiej dostosowane do profilu pracy.

Ze wszystkich aktualnych typów organizacji i wyposażenia miejsca pracy największe zainteresowanie wywołuje koncepcja activity-based working. Podstawą biura opartego na aktywności jest sposób pracy, a nie gotowa koncepcja aranżacji wnętrz. Szybki rozwój technologii na początku XXI wieku przyniósł zmianę paradygmatu pracy, która nagle stała się możliwa z dowolnego miejsca, zarówno w biurze, jak i poza nim. Dziś naszą pracą jest nie miejsce, do którego się udajemy, ale to, co robimy. A koncepcja biura opartego na aktywności doskonale wpasowuje się w te zmiany – podkreśla Beata Osiecka.

Należy jednak pamiętać, że organizacji i ich pracowników nie można zmusić do zastosowania gotowych rozwiązań. Należy zacząć od sposobu pracy i potrzeb. Dlatego Kinnarps opracował koncepcję Next Office® która jest dokładnym planem na stworzenie idealnego biura dla każdej organizacji. Punktem wyjścia jest gruntowna analiza sposobu pracy organizacji i jej pracowników, będąca podstawą projektu aranżacji.

Koncepcja Next Office® bazuje na motywacji i zaangażowaniu – zarówno kierownictwa firmy, jak i pracowników. Każdy uczestniczy w tym procesie, a informacje zbierane są podczas warsztatów, seminariów i ankiet przeprowadzanych online.

Tempo zmian w podejściu do aranżacji biur jest duże, aby za nim nadążyć, trzeba być nieustannie na bieżąco. Dlatego warto korzystać z wiedzy osób, które profesjonalnie zajmują się projektowaniem wnętrz biurowych. – Współpraca z doświadczonym architektem to bezpieczeństwo, oszczędność czasu i pieniędzy. Każdy projekt szyjemy na miarę potrzeb, wspieramy klientów na każdym etapie procesu – od pierwszych konsultacji do odbioru gotowej przestrzeni. Wiemy, jak zrealizować priorytety klienta oferując mu atrakcyjne rozwiązanie, respektujące jego budżet – przekonuje Monika Szawernowska z Concept Space.

Biuro powinno być rezultatem potrzeb pracowników i ich sposobu pracy. Profesor Jeremy Myerson z Royal College of Art w Londynie, autor licznych książek na temat wyzwań współczesnego środowiska pracy, doszedł do wniosku, że „kluczowe potrzeby pracownika wiedzy są słabo zaspokajane przez ogólny charakter otwartej przestrzeni biurowej. Przy przesadnym nacisku na współpracę i pracę w grupie nie wzięto pod uwagę faktu, iż praca umysłowa wymaga cyklicznych okresów intensywnej, głębokiej i nieprzerwanej koncentracji i myślenia, często wykonywanych samodzielnie”. Jeśli więc nasi pracownicy w znacznym stopniu korzystają z telefonów, należy udostępnić dużo miejsc na indywidualne rozmowy. Jeśli często pracują nad projektami, należy zapewnić wiele elastycznych rozwiązań, które będą sprzyjały takiemu trybowi realizacji zadań. Chodzi w końcu o sensowne zarządzanie nie tylko przestrzenią, lecz także czasem i energią – konkluduje CEO  Kinnarps Polska.

O showroomie:

Wydarzenie miało miejsce w showroomie Kinnarps w Warszawie, który jest modelową ilustracją koncepcji Next Office® i prezentuje najnowsze i najciekawsze rozwiązania wspierające różne typy nowoczesnych miejsc pracy od klasycznych biur do przestrzeni coworkingowych oraz miejsc pracy opartych na aktywnościach, tzw. activity based working. Showroomy są najbardziej widocznym elementem naszej działalności, dlatego zależy nam, aby inspirowały i prowokowały klientów do myślenia o biurze jako narzędziu do zarządzania i współtworzenia tożsamości marki klienta oraz scenografii dla ma-rek osobistych jego pracowników, aby służyły jako miejsce spotkań i wymiany poglądów i na co dzień tętniły życiem.

...

W warszawskim showroomie Kinnarps prezentuje najnowsze, najbardziej innowacyjne i najbardziej inspirujące rozwiązania w branży. W stale przyspieszającym otoczeniu biznesowym ostatnich kilka lat stanowi odpowiednik co najmniej dekady. Aranżacje showroomów Kinnarps stanowią cenne źródło inspiracji. Ułatwiają klientom wyobrażenie sobie jaki wpływ na efektywność, współpracę, komunikację oraz wizerunek praco-dawcy na wnętrze, uwzględniające potrzeby i specyfikę pracy danej firmy czy zespołu.