Kiedy pracownicy masowo uciekają do konkurencji, a w biurze zamiast współpracy króluje ostra rywalizacja, winny może być przestarzały, lub po prostu nieskuteczny, system wynagrodzeń. Z założenia pensja (a szczególnie dołączona do niej premia) powinna nagradzać ciężką pracę i motywować do dalszych wysiłków – często jednak kwestia wypłaty staje się przyczyną konfliktów i rozczarowania. W takiej sytuacji koniecznością staje się reorganizacja systemu wynagrodzeń. Ponieważ proces ten nie należy do łatwych, a z pewnością wymaga znacznych nakładów czasu i zaangażowania, wiele przedsiębiorstw korzysta z pomocy zewnętrznych firm konsultingowych. Ale w jaki sposób radzą sobie one ze skutecznym przygotowaniem tak gruntownych zmian?

Krok 1: Ocena sytuacji

Pierwszym krokiem, jak prawie zawsze w życiu, jest ocena sytuacji. W tym wypadku – audyt obecnego systemu wynagrodzeń. Ocenie poddaje się nie tylko samą wysokość pensji i możliwych do zdobycia premii na poszczególnych stanowiskach, ale także funkcjonowanie całego systemu motywacyjnego. Dużą rolę odgrywają tu zasady przyznawania zmiennych dodatków, gdyż łatwo w tej dziedzinie popełnić wiele błędów – np. kiedy bonusy, teoretycznie zmienne, trwale zlały się z podstawą wypłaty. Efektem takiego audytu jest kompleksowy raport, przedstawiający mocne strony obecnego systemu (które będą stanowiły punkty zaczepienia przy przebudowie) i obszary, w których rekomendowane są zmiany.

Krok 2: Opisy stanowisk pracy

            Następnie zazwyczaj przygotowuje się opisy stanowisk pracy – jest to jednak krok opcjonalny i niejednokrotnie stanowi osobny projekt. Opisy zawierają dokładne informacje na temat zakresu odpowiedzialności, obowiązków i uprawnień, z którymi wiążą się poszczególne pozycje w firmie. Często wzbogaca się je także o wymagane kompetencje i pożądane cechy zajmujących je pracowników. Dobrze stworzone opisy są kluczowe dla wielu działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi – chociażby podczas rekrutacji albo planowania kariery dla obiecujących pracowników. Na podstawie opisów stanowisk można również stworzyć narzędzia do ocen okresowych.

Wartościowanie

Kluczową kwestią dla reorganizacji systemu wynagrodzeń jest wartościowanie. Polega ono na zbudowaniu jasnej struktury i hierarchii poszczególnych stanowisk pracy w kontekście funkcjonowania całego przedsiębiorstwa, rozwoju i strategii na przyszłość. W tym celu określa się wartość konkretnej pracy, odnosząc ją do panujących warunków, czasu i miejsca jej wykonywania. Podczas procesu wartościowania ważne są nie tylko same wyniki finansowe i konkretne sumy dochodu generowane przez poszczególne działy. Zwraca się też uwagę na realizację misji firmy, promowane przez nią zachowania i postawy. W procesie wartościowania pracy wykorzystuje się różnorakie narzędzia bazujące na uniwersalnych schematach lub zestawie precyzyjnych kryteriów. „Są generalnie dwa podejścia do wartościowania – wycena metodami uniwersalnymi lub „uszytymi na miarę” konkretnych organizacji. Te drugie kładą główny nacisk na odzwierciedlenie w tabeli płac wewnętrznej hierarchii organizacji, natomiast podejście uniwersalne jako punkt odniesienia bierze, albo przynajmniej powinno, realia rynku płac”. – tłumaczy Bartosz Adamczyk, Project Manager w Dziale Analiz i Raportów Płacowych firmy Advisory Group TEST Human Resources.

Ważne realia

Na dalszym etapie konieczne jest porównanie planowanych wysokości wynagrodzeń do realiów rynku pracy. Korzysta się tutaj zazwyczaj ze specjalnych raportów płacowych, opracowywanych w oparciu o informacje uzyskiwane od działów kadrowych przedsiębiorstw działających w danej branży. Dostosowanie pensji do ofert proponowanych przez konkurencję ma ogromne znaczenie. Z jednej strony chroni przed utratą kluczowych pracowników na rzecz lepiej zorientowanej konkurencji. Z drugiej, może stanowić kartę przetargową podczas procesów rekrutacyjnych, zwłaszcza kiedy chodzi o utalentowane osoby, których pozyskanie wróży firmie lepszą przyszłość. Ważne jest też zachowanie odpowiedniego punktu odniesienia. Przykładowo, porównując płace stanowisk robotniczych, bierze się pod uwagę głównie rynek lokalny, natomiast na drugim biegunie (wysokich stanowiskach managerskich) – nawet ogólnopolski. Benchmark, wykorzystywany podczas realizacji projektów reorganizacji, pozwala też uzyskać konkretne wartości, które staną się punktem wyjścia, do kolejnego kroku, czyli…

Zbudowanie kategorii zaszeregowania i tabeli płac zasadniczych

Chodzi tu o pogrupowanie stanowisk w firmie w pewne kategorie i przypisanie im określonych wysokości wynagrodzenia (czy to w postaci „widełek”, czy dokładnych wartości). Powstała w ten sposób siatka płac stanowi podsumowanie poprzednich etapów całego procesu. Ustalone bowiem wysokości pensji zasadniczej muszą odzwierciedlać wyniki hierarchii stworzonej na podstawie wartościowania, uwzględniając jednocześnie stawki wynagradzania adekwatnych stanowisk na rynku płac.

Ostatni krok: Opracowanie systemu płacy zmiennej

Czyli premii i dodatków. Najważniejsze, aby system swoją konstrukcją wspierał realizowanie celów organizacji. Wszelkie bonusy mające charakter motywacyjny muszą być uzależnione od przełożenia konkretnych działań na sukces przedsiębiorstwa. Mogą także służyć do nagradzania pożądanych postaw. Np. duża waga wyniku całego zespołu podczas obliczania indywidualnych premii ma na celu wspieranie współpracy wewnątrz działu. Istotne jest, aby był przy tym transparentny i zrozumiały dla pracowników, których będzie w przyszłości obowiązywał. Dodatkową możliwością, mającą jednak zarówno zalety, jak i wady, jest związanie systemu płacy zmiennej z ocenami okresowymi pracowników.

...

Oczywiście, zatrudniając profesjonalną firmę konsultingową, przedsiębiorstwo może liczyć na duże wsparcie merytoryczne. Niemniej, przekształcenie systemu wynagrodzenia wymaga współpracy ze strony kierownictwa i kadry zarządzającej, zwłaszcza przy procesach wewnętrznej komunikacji. Firmy decydujące się na reorganizację systemu wynagrodzeń powinny pamiętać przede wszystkim o jednej rzeczy. Taka zmiana nie ma charakteru wyłącznie technicznego – jest jednym z kluczowych elementów wpływu na zaangażowanie pracowników. Stanowi to więc doskonałą okazję do kreowania pożądanych zachowań wśród pracowników i wyplenienia nieakceptowanych postaw.