Chmura jest fundamentem współczesnego biznesu. Jednak działy HR wciąż dość niepewnie podchodzą do korzystania z tego sposobu przetwarzania danych w codziennej pracy. Co więcej, mimo że od kilku lat rozwiązania typu SaaS w obszarze zarządzania kadrami są wykorzystywane w Polsce, wciąż obecnych jest wiele mitów dotyczących chmury. Czas je obalić.

Chmura w modelu Software as a Service (SaaS – z ang. oprogramowanie w formie usługi) polega na tym, że system nie jest instalowany na firmowym serwerze, tylko na zasobach zewnętrznego usługodawcy. Tam też odbywa się przetwarzanie danych. W ten sposób organizacja nie musi inwestować w zakup licencji oprogramowania oraz w infrastrukturę techniczną oraz kosztowną administrację całym środowiskiem. Pozwala to na znaczne oszczędności.

Jakie są najczęściej spotykane mity dotyczące rozwiązań w chmurze wspierających pracę działów HR?

Mit 1: Wrażliwe dane o pracownikach nie powinny być przechowywane w chmurze

Fakt: Dostawcy oprogramowania typu SaaS są zobowiązani do przestrzegania regulacji prawnych w zakresie ochrony danych. Infrastruktura jest odpowiednio chroniona w zakresie dostępu fizycznego, szyfrowania informacji, zabezpieczeń antywirusowych i sieciowych, kopii zapasowych czy procedur odzyskiwania danych. To powoduje, że informacje przechowywane na zewnętrznym serwerze nie trafią w niepowołane ręce. Oznacza to, że firmy korzystające z rozwiązań w chmurze mogą czuć się bezpiecznie, przenosząc wrażliwe dane na zewnętrzne serwery.

Mit 2: Chmura jest rozwiązaniem dla firm z sektora SMB

Fakt: Oprogramowanie w formie usługi stanowi doskonałą alternatywę także dla dużych firm czy instytucji. Mowa szczególnie o tych organizacjach, dla których ważne są niższe koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania rozwiązania oraz jego skalowalność w zależności od zmieniających się potrzeb wewnętrznych i rynkowych. Model subskrypcji usługi w miejsce zakupu licencji jest bardziej elastyczny w sytuacji powszechnych w dzisiejszych czasach akwizycji, przekształceń i wydzielenia firm. Chmura nie jest zarezerwowana wyłącznie dla małych i średnich firm.

Mit 3: Rozwiązań chmurowych nie da się łatwo zintegrować z innymi systemami

Fakt: Nowoczesne systemy IT umożliwiają budowę bezpiecznych interfejsów, które pozwalają na przepływ danych w obie strony – pomiędzy systemem, z którego korzysta dział HR a rozwiązaniem chmurowym. Firmy nadal często obawiają się, że odizolowane specjalizowane aplikacje przeszkadzają sprawnej realizacji zintegrowanych procesów, a rozwiązania chmurowe, które są poza infrastrukturą informatyczną firm, nie zapewnią odpowiedniego przepływu danych. Obecnie możliwy jest bezpieczny przepływ pomiędzy każdym systemem informatycznym, z którego korzysta organizacja, niezależnie czy jest to standardowy system ERP czy chmura.

Mit 4: Chmury nie da się dostosować do własnych potrzeb

Fakt: Nowoczesne rozwiązania chmurowe mogą być konfigurowane w szerokim zakresie oraz dostosowywane do przebiegu procesów specyficznych dla potrzeb i oczekiwań danej organizacji. Co prawda istnieje powszechne przekonanie, że chmura musi być mocno zestandaryzowana, bo inaczej dostawca nie byłby w stanie jej utrzymać, ale nie ma to wiele wspólnego z rzeczywistością. Model SaaS może być elastycznie dopasowany do czynności administracyjnych realizowanych w konkretnej firmie.

Mit 5: Chmura to tylko przejściowa moda

Fakt: Oprogramowanie w formie usługi to popularny na świecie trend, który odpowiada na potrzeby wielu organizacji. Według analityków firmy Gartner, do końca 2017 roku chmurę obliczeniową wdroży niemal połowa firm. Chociaż nie wszyscy przedsiębiorcy są w pełni świadomi korzyści płynących z tego modelu udostępniania aplikacji biznesowych, należy się spodziewać, że w ciągu najbliższych lat trend stanie się popularny również wśród specjalistów ds. HR.

...

Obecnie internet jest postrzegany jako naturalne środowisko pracy, dlatego można oczekiwać, że działy kadr coraz częściej będą szukać wsparcia procesów administracyjnych do zarządzania kadrami właśnie w chmurze. To naturalny kierunek rozwoju dla branży HR. Niebawem ten sposób przetwarzania danych zyska grono użytkowników, szczególnie wśród tych organizacji, które cenią elastyczność, niski koszt wdrożenia i jego szybką realizację.