Nowo zatrudniani pracownicy mają przed sobą spore wyzwanie, jakim jest wdrożenie się do obowiązków w firmie. Z pewnością pamiętasz swoje pierwsze dni na stanowisku i stres, który związany był z odnalezieniem się w zupełnie innym niż dotychczas środowisku. Możesz oszczędzić tego nowym osobom, zapewniając im skuteczny i przyjazny onboarding, który z pewnością wpłynie na efektywność ich działań, większą motywację i chęć utożsamiania się z zespołem oraz reprezentowaną firmą. Pamiętaj, że owocna rekrutacja nie kończy się na zatrudnieniu pracownika, a trwa także na etapie jego wdrożenia. Podpowiadamy, jak należy to zrobić, by wszystkie strony były zadowolone.

Na czym polega onboarding pracownika i dlaczego jest ważny?

W czasie wdrożenia bardzo ważne jest, aby pracownik zapoznał się ze wszelkimi kluczowymi aspektami wykonywanej pracy i funkcjonowania danej firmy. Dlatego upewnij się, że onboarding przekazuje informacje na temat strategii organizacji, ale także jej misji, wizji i celów. Pamiętaj, że choć dla Ciebie wiele rzeczy wydaje się oczywistych, dla nowej osoby wcale tak być nie musi. Przedstaw strukturę firmy oraz ważne procedury, które dotyczą zarówno komunikacji, jak i rozliczania nadgodzin, uzyskiwania urlopu czy obiegu niezbędnych dokumentów. Jeśli pracownik ma do czynienia z różnorodnymi sprzętami, naucz go ich obsługi już od samego początku, by umożliwić mu samodzielność. Warto także wspomnieć o ścieżce rozwoju w firmie, by zadbać o wysoki poziom motywacji. Jeśli nie wiesz, jak skutecznie wdrożyć nową osobę, zobacz, jaką pomoc może Ci zaoferować platforma onboardingowa.

Krok 1 - zaangażuj pracownika od samego początku

Onboarding powinien rozpocząć się nie w momencie, gdy nowo zatrudniony pracownik przekracza próg firmy, ale tuż po podjęciu pozytywnej decyzji o zatrudnieniu przez obie ze stron. Takie działanie przyspieszy proces adaptacji i zapewni mniej stresujący początek pracy. Jeśli już podpisaliście umowę i nie pozostaje nic innego jak rozpoczęcie pracy, zacznij pierwszy etap wdrażania. Pozostań z pracownikiem w stałym kontakcie i zapewnij mu możliwość zadawania pytań, które mogą powodować niepotrzebny stres czy niepewność. 

Wyjdź z inicjatywą i wyślij powitalną wiadomość e-mail, która poinformuje o tym, jak będzie wyglądać pierwszy dzień pracy, a nawet i tydzień, ponieważ z pewnością będzie to czas spotkań, szkoleń oraz ciągłego wdrażania w obowiązki. Taka jasność komunikacji z pewnością jest mile widziana przez pracowników. W wiadomości zawrzyj także wzmiankę na temat codziennej kultury firmy - tu przede wszystkim istotna jest kwestia obowiązującego dress code’u. Wszystko po to, aby nowa osoba poczuła się swobodnie i profesjonalnie. Dodaj także wskazówki dotarcia i pomocne dane kontaktowe. W taki sposób sprawisz, że nowy pracownik będzie czuć się przygotowany do pierwszego dnia pracy i zdecydowanie mniej zestresowany.

Krok 2 - zapewnij komfort pierwszego dnia pracy

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, dlatego miej pewność, że firma, do której wkracza nowy pracownik, zrobi je jak najlepiej. Zorganizuj pierwszy dzień w nowej pracy w taki sposób, aby obie strony były zadowolone. Przede wszystkim upewnij się, że pracownik będzie odpowiednio powitany, a nie pozostawiony sam sobie. Może to być osoba z działu HR, członek zespołu czy ktoś z administracji. Miłym gestem jest przygotowanie drobnej niespodzianki na stanowisku pracy - torby z gadżetami firmowymi, czekolady z motywacyjnym hasłem czy kartki z życzeniami powodzenia. Takie coś z pewnością pozytywnie zaprocentuje.

Zadbaj o to, aby tego dnia była zachowana równowaga - wszelkie formalności i papierologia nie mogą go zdominować. Dlatego znajdź czas na rozmowę, oprowadź pracownika po firmie, pokaż pomieszczenia socjalne czy zorganizuj spotkanie z całym zespołem, aby wszyscy mogli go poznać. Pomocnym rozwiązaniem, które wesprze skuteczność onboardingu i zautomatyzuje część procesów z nim związanych, jest skorzystanie z nowoczesnych i efektywnych platform onboardingowych.

Krok 3 - zadbaj o transparentną komunikację i przedstaw oczekiwania

Niezwykle ważnym etapem jest szczera rozmowa z nowym pracownikiem, w której jasno zostanie przedstawiona ścieżka rozwoju, jego możliwości awansu oraz oczekiwania, które stawia przed nim zespół. Dzięki takiej komunikacji, która prowadzona będzie od samego początku, każda osoba szybciej wdroży się w nowe obowiązki i będzie wiedziała, jaka jest jej rola w całej firmie. Nie chodzi w tym o straszenie, ale o klarowne sformułowanie zadań czy odpowiedzialności. Pokaż, że praca wykonywana przez nową osobę, jest ważna i wpływa na cały zespół. Pozwoli to na zachowanie wysokiego poziomu motywacji oraz poczucia misji. Warto dopytywać w ciągu pierwszych tygodni o to, czy wszystkie obowiązki są jasne, czy nie pojawiają się nowe pytania.

Krok 4 - zaproś zespół do wspólnego onboardingu

Czy wiesz, jak pomocnym rozwiązaniem jest zorganizowanie dla nowego pracownika mentora, tzw. buddy’ego? To wytypowany członek zespołu, który ułatwi wdrożenie się w obowiązki. To do tej osoby będzie można zwracać się z pytaniami, a fakt bycia na tym samym poziomie w hierarchii firmy skróci dystans i zmniejszy zakłopotanie nowej osoby swoją niewiedzą. Stwórz jasną listę zadań, jakie ma wykonać mentor, aby szybko odnalazł się w roli i rzeczywiście mógł pomóc podczas onboardingu. Jeśli dana osoba nie czuje się na siłach do spełnienia tej funkcji, nie zmuszaj jej do tego i wybierz kogoś innego.

Krok 5 - dawaj feedback i proś o niego

Feedback, czyli informacja zwrotna, jest kluczowym elementem wieńczącym rekrutację i onboarding. Uzyskaj odpowiedzi na ważne pytania, aby usprawniać działania w firmie i czynić ją jeszcze bardziej profesjonalną. Pośród przykładowych kwestii wartych poruszenia znajdują się m.in.:

• ocena procesu rekrutacyjnego oraz samej rozmowy;
• ocena klarowności ogłoszenia o pracę w zderzeniu z rzeczywistością;
• jasność postawionych oczekiwań;
• zadowolenie z procesu onboardingu;
• weryfikacja, czy pracownik czuje się przygotowany do pełnienia nowych obowiązków i czy został wyposażony w niezbędne narzędzia.

To tylko przykłady, które mogą pomóc ułatwić zakończenie wdrażania i uzyskanie wartościowego feedbacku.

Skuteczny onboarding - podsumowanie

Przeprowadzenie nowego pracownika przez każdy z wyżej podanych kroków zapewni mu poczucie komfortu i spokoju, ale także postawi firmę i jej pracowników w dobrym świetle. To wszystko sprawi, że kolejne dni, miesiące czy nawet lata wspólnej pracy będą upływały w przyjaznej atmosferze i z jasnym podziałem obowiązków.