Technologie zasadniczo zmieniły sposób, w jaki pracujemy, a rzeczywistość, w której obecnie funkcjonujemy podkreśliła dodatkowo znaczenie pracy cyfrowej dla kontynuowania i przyspieszania operacji biznesowych. HR, jako dział skupiony na ludziach, stoi przed poważnymi wyzwaniami, wymagającymi szybkiego podejmowania decyzji. Po pierwsze, HR musi wspierać organizacje w natychmiastowym reagowaniu na zmieniające się wymagania w miejscu pracy – takie jak umożliwienie pracy zdalnej, wirtualne zarządzanie zespołem czy projektowanie bezpiecznych środowisk pracy. Po drugie, musi być przygotowany na wyzwania, które pojawią się po ustaniu pandemii – takie jak wspieranie organizacji w wychodzeniu z trudnych biznesowo sytuacji, ponowne zaprojektowanie doświadczeń pracowników czy troska o zaangażowanie zespołów online i offline.

Technologie i automatyzacja nie tylko przyspieszają rozwój działów HR, ale także umożliwiają zwiększenie ich wpływu na działalność całych organizacji i zrównoważone kształtowanie przyszłości ról zawodowych.

Nowe technologie = wyższa jakość

Managerowie i liderzy HR powinni działać już dziś – korzystając z najnowszych technologii, wdrażać nową wartość do firm. W ten sposób zespoły będą w stanie przyspieszyć operacje i skoncentrować się na zadaniach o większym priorytecie, takich jak budowanie zorientowanego na przyszłość doświadczenia pracowników. Wciąż jednak w wielu organizacjach działy HR zbyt duży nacisk kładą na stosowanie ustalonych metod i procesów i zbyt wolno wdrażają innowacyjne podejścia i aplikacje, pomimo licznych plusów płynących z korzystania z nowych technologii.

Zastosowanie nowoczesnych technologii w działach HR ułatwia zarządzanie personelem i rekrutację nowych pracowników. Warto podkreślić, że automatyzacja procesów HR przynosi również korzyści zewnętrzne, czyli pozytywny wpływ na wizerunek firmy jako pracodawcy. Między innymi z takich powodów w Capgemini łączymy siły HRO z Intelligent Automation Practice. To pozwala nam spajać ze sobą doświadczenie, wiedzę i zrozumienie dla potrzeb z zakresu HR z wiedzą technologiczną. Działający tu deweloperzy są w stanie dostarczyć wiele różnorodnych rozwiązań. Mówimy tu nie tylko o minibotach np. stworzonych w oparciu o VBA, „szytych na miarę” pod konkretnego klienta, ale także o skomplikowanych aplikacjach wykorzystujących sztuczną inteligencję – mówi Alicja Kuciel, People Manager w Capgemini Polska.

Inwestycja z szybkim zwrotem

Warto dodać, że nie zawsze jest tak, że potrzeby automatyzacji zgłaszane przez działy HR muszą wiązać się z ogromnymi kosztami pracy przy przygotowaniu aplikacji. Niejednokrotnie stworzone narzędzia są w stanie mocno wesprzeć codzienne procesy zachodzące w działach HR, przy jednoczesnym niewielkim koszcie i czasie produkcji. Stwarzają nowe możliwości rozwoju biznesowego i mają dziś zastosowanie nie tylko na „lokalnym rynku” – wewnątrz firmy – ale też w zagranicznych oddziałach organizacji, globalnie.

Nasze aplikacje usprawniają procesy rekrutacyjne. Umożliwiają kandydatom intuicyjne aplikowanie na wybrane stanowisko, czy też umówienie się na spotkanie rekrutacyjne w dopasowanym do własnych wymagań terminie. To wszystko nie tylko znacznie przyspiesza proces prowadzący do znalezienia idealnego pracownika, ale też powoduje, że Capgemini jest odbierane jako nowoczesna i dobrze zorganizowana firma – dodaje Alicja Kuciel, People Manager w Capgemini Polska.

Automatyzacja redefiniuje HR jutra

Technologie oparte o automatyzację mają potencjał poprawy efektywności operacyjnej poprzez przejmowanie monotonnych czynności. Automatyzacja obejmuje obszary związane z wykonywaniem powtarzalnych, opartych na regułach zadań wcześniej obsługiwanych przez ludzi – można ją zastosować do zadań HR, takich jak wybrane obowiązki działu płac, czy wsparcie rekrutacyjne. Pracownicy, których zadania zostaną zautomatyzowane, mogą wówczas dysponować wolnymi mocami produkcyjnymi i realizować zadania wyższego priorytetu. Mimo, że wiele zadań zostanie zautomatyzowanych, nie pozbawi to pracy człowieka, ale znacznie redefiniuje wiele funkcjonujących dotąd stanowisk. Dla przykładu – czasochłonny dotąd proces pozyskiwania i analizowania CV oraz umówienia kandydatów na rozmowę rekrutacyjną, są obecnie w stanie wykonać za nas dwa narzędzia stworzone przez Capgemini. CV-up, wykorzystujące sztuczną inteligencję do pozyskiwania danych z CV nadesłanych przez kandydatów, skanuje dokument i wykorzystując jego dane personalne zakłada konto w bazie rekrutacyjnej. Celem stworzenia CV-up było przyspieszenie analizy nadsyłanych dokumentów. Do tej pory tego typu informacje były przepisywane ręcznie, co jak wiadomo znacznie wydłużało procesy rekrutacyjne. Z kolei aplikacja Hire.me jest swego rodzaju „asystentem kandydata”, a jednocześnie ogromnie usprawnia pracę rekruterów, proponując osobom biorącym udział w rekrutacji do trzech dostępnych terminów rozmowy o pracę. Pozwala monitorować status całego procesu, a dzięki temu skrócić drogę prowadzącą do znalezienia idealnego pracownika. Istnieją już także systemy publikujące ogłoszenia o pracę na kilku portalach jednocześnie, czy chatboty komunikujące się z kandydatami. Ten przykład obrazuje, jak bardzo może zmienić się rola specjalisty ds. zatrudnienia i choć zawód ten nie zniknie, to z pewnością ewoluuje.

Z drugiej strony technologie wspomagające mogą poprawić jakość decyzji HR. Augmentacja jest definiowana jako wykorzystanie technologii do wspomagania ludzi w wykonywaniu ich zadań i może być stosowana do ról w HR opartych na wiedzy, takich jak specjaliści ds. stosunków pracy lub menedżerowie talentów. Największy zysk jest widoczny, kiedy dochodzi do współpracy między ludźmi i technologiami w celu osiągnięcia zwiększonej efektywności. Pracownicy wspomagani przez augmentację zachowują istotę swojej pracy, realizując ją w bardziej efektywny i jakościowy sposób.

Ogólnie rzecz biorąc, technologie automatyzacji i augmentacji mają potencjał, aby przyspieszyć HR i jego rolę organizacyjną oraz w sposób zrównoważony kształtować przyszłość ról zawodowych w tej dziedzinie. Czy działy HR powinny na tę zmianę zareagować już teraz? Zdecydowanie tak. Wiele miejsc pracy stanie się w najbliższych latach zbędnych z powodu automatyzacji lub wzbogaconych przez augmentacje, co będzie wymagało odpowiedniego i wczesnego przygotowania zarówno pracowników, jak i organizacji. HR nie jest wyjątkiem. Ponadto, aby dział HR mógł wnieść wartość dodaną dla organizacji, musi zapoznać się z możliwościami wykorzystania nowych technologii i wyposażyć pracowników w umiejętności, które pomogą im funkcjonować na rynku pracy przyszłości – komentuje Alicja Kuciel, People Manager w Capgemini Polska.

Oczywistym stało się już, że działy HR nie mogą dłużej trzymać się ustalonych dotychczas strategii i procesów i muszą one zacząć wykorzystywać potencjał technologii automatyzacji i augmentacji, aby przyspieszyć operacje i móc skupić się na doświadczeniu pracowników. Na wygranej pozycji będą te działy HR, które podejmą działania w kierunku rozwoju technologicznego już dziś – będą one w stanie poradzić sobie z wyzwaniami pandemii i poprowadzeniem organizacji w przyszłość. Dlatego tak ważne jest, aby już teraz opracować skoordynowaną strategię dotyczącą technologii i siły roboczej, która odpowiadać będzie krótko i długoterminowym potrzebom biznesowym oraz odpowiednio zmodyfikuje i rozbuduje zespoły. Ponadto HR musi ocenić, które przyszłe role HR pasują do jego strategii i ukształtować model operacyjny, który odpowie na obecne i postpandemiczne wyzwania. To nie tylko sprawi, że pracownicy i organizacje będą gotowi na nadchodzące zmiany, ale także umocni potencjał HR, sprawiając, że stanie się on strategicznym elementem w firmach.