Z roku na rok poszerza się grono pracodawców, u których Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole. Eksperci wskazują uprawnienia kontrolerów i przedsiębiorców w tym zakresie.

Kontrola z zapowiedzią czy bez

W orzecznictwie dominuje pogląd, że PIP może dokonywać takich kontroli nawet bez uprzedzenia. Zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu (sygn. akt II SA/Op 481/10), obowiązki dotyczące zawiadamiania przedsiębiorcy o wszczęciu kontroli dotyczą bowiem wyłącznie organów kontroli, które uprawnione są do kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Ze stanowiska Głównego Inspektora PIP z 15.01.2016 r., instytucja ta nie będzie już w ogóle zawiadamiać przedsiębiorców o planowanej kontroli. Wedle wcześniejszej praktyki przedsiębiorcy byli uprzedzani o planowanych kontrolach.

"Warto wiedzieć, że przed wszczęciem kontroli inspektor pracy powinien okazać przedsiębiorcy legitymację służbową oraz upoważnienie do jej przeprowadzenia. W upoważnieniu inspektora pracy do kontroli przedsiębiorcy musi znaleźć się między innymi określenie zakresu kontroli, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy, a także data rozpoczęcia i przewidziany termin zakończenia kontroli. Zasada dotycząca obowiązkowego okazania upoważnienia nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej. W takim wypadku upoważnienie należy dostarczyć w przeciągu 7 dni od daty faktycznego rozpoczęcia kontroli" – zwraca uwagę  Maciej Dokurno, prawnik z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.

Zasadą jest, że kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych (np. biura rachunkowe, biura prowadzenia spraw osobowych, podmioty i jednostki organizacyjne). Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązki  pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie inspektorowi pracy warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych. Jeśli jest to możliwe, pracodawca powinien udostępnić inspektorowi pracy oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem i bez zbędnej zwłoki przedstawić mu żądane dokumenty i materiały oraz udzielić niezbędnych informacji. W toku kontroli inspektor pracy ma również obowiązek współpracować ze związkami zawodowymi, które działają u pracodawcy. Powinien on poinformować członków związku zawodowego o tematyce, zakresie i wynikach kontroli, jak również podjętych decyzjach. Powinien również poddać analizie uwagi zgłoszone przez członków związku zawodowego oraz udzielić im porad z zakresu prawa pracy. Po dokonaniu czynności kontrolnych inspektor pracy w zależności od wyniku kontroli sporządza protokół pokontrolny lub notatkę urzędową (w razie niestwierdzenia uchybień).

Uprawnienia inspektora pracy

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Inspektor pracy w toku przeprowadzania kontroli ma prawo do swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i kontrolowanych obiektów i pomieszczeń. Nie musi uzyskiwać żadnego rodzaju pozwoleń czy przepustek od kontrolowanego pracodawcy. Może również dokonać oględzin stanowisk pracy, maszyn oraz urządzeń, które znajdują się w zakładzie pracy. Ma także  prawo do sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę oraz przebywających na terenie zakładu i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia. Należy jednak zaznaczyć, iż każdy z pracowników może przed podaniem swoich danych poprosić inspektora pracy o okazanie legitymacji służbowej. Inspektor pracy może również żądać od pracodawcy i pracowników pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz ma prawo wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą. Przesłuchanie pracownika na mocy postanowienia inspektora pracy może odbyć się przy zachowaniu w tajemnicy jego danych osobowych. Ponadto inspektor pracy ma prawo żądać okazania dokumentów dotyczących budowy zakładu pracy oraz dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników badań, ekspertyz i pomiarów dotyczących działalności prowadzonej przez kontrolowany podmiot. Może również wykonywać niezbędne dla celów kontroli odpisy lub wyciągi z dokumentów, jak również zestawienia i obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów. W toku kontroli inspektor pracy ma również możliwość korzystania z pomocy biegłych i specjalistów.

Uprawnienia inspektora pracy dotyczą również tzw. postępowania pokontrolnego, prowadzonego na podstawie protokołu pokontrolnego. Na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli inspektor pracy może wydawać polecenia i decyzje, kierować tzw. wystąpienia oraz wnosić powództwa lub przystępować do już wszczętych.

Nakaz

Formą decyzji administracyjnej wydawanej przez inspektora pracy jest nakaz. Ma on na celu spowodowanie, aby wskazany w nim stan faktyczny, w terminie określonym przez inspektora pracy, został doprowadzony do takiego, który jest zgodny z prawem lub zasadami BHP. Dotyczy to głównie sytuacji, kiedy wykonywanie pracy lub eksploatacja maszyn i urządzeń stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Przepis przewiduje ponadto nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi w przypadku wykrycia nieprawidłowości w tym zakresie. Jest to tzw. nakaz płatniczy.      Wyżej wymienione  nakazy podlegają natychmiastowemu wykonaniu. Nakaz wydany przez inspektora pracy może również dotyczyć ustalenia w określonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku, wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy lub umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

W przypadku, gdy niezbędne jest niezwłoczne wdrożenie w życie decyzji, inspektor pracy może wydać decyzję ustną. Na wydanie takiej decyzji Inspektor musi posiadać jednak jednoznaczną zgodę podmiotu kontrolowanego. Nakaz ustny inspektora pracy może dotyczyć wyłącznie drobnych uchybień, dających się bez większej zwłoki zlikwidować w ramach możliwości finansowych podmiotu po wskazaniu ich przez inspektora pracy. W stosunku do wydanych decyzji ustnych termin realizacji takiej decyzji inspektor pracy powinien wpisać do protokołu  kontroli wraz z treścią decyzji ustnej oraz uzupełnić informacją o sposobie zamierzonej realizacji decyzji przez podmiot kontrolowany.

Wystąpienie

Jeśli w trakcie kontroli inspektor stwierdzi inne naruszenie przepisów prawa pracy, niż kwalifikujące się do wydania nakazu, może poprzestać na skierowaniu wystąpienia o usunięcie stwierdzonych naruszeń. Inspektor zastosuje taki środek w przypadku wykrycia nieprawidłowości dotyczących m.in.: prowadzenia akt osobowych, nawiązania stosunku pracy, czasu pracy, czy urlopów. Należy wskazać na szerszy zakres adresatów wystąpienia  niż nakazu. Adresatami wystąpienia obok pracodawcy mogą być organy sprawujące nadzór nad kontrolowanym przedsiębiorstwem oraz organy administracji państwowej lub wojewódzkiej.

"Wystąpienie nie ma charakteru władczego, a więc nie powoduje zasadniczo obowiązku po stronie pracodawcy. Pracodawca nie może jednak całkowicie zignorować wniosków inspektora. Inspektor może bowiem uznać to za utrudnianie jego działalności i skierować do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa”- podsumowuje Maciej Dokurno.

W sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy inspektorzy pracy mogą wytaczać powództwa na rzecz obywateli, a także wstępować, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium.

"Możliwa jest sytuacja, gdy inspektor wystąpi do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy, nawet wbrew woli zleceniobiorcy, zamawiającego lub osoby świadczącej usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej. Stawianie woli stron wyrażonej w zawartej umowie na dalszym miejscu jest zgodne z ugruntowaną linią orzeczniczą SN, która stanowi, iż pierwszorzędne znaczenie ma nie tyle treść zawartej między stronami umowy, ile sposób jej wykonywania" - zwraca uwagę Maciej Dokurno.

PIP może stosować również sankcje takie jak upomnienia, mandaty, a nawet grzywny. Pracodawca po wykonaniu nakazu, na mocy którego nałożona została na niego kara, może wystąpić z wnioskiem o umorzenie zastosowanej kary lub zwrot zapłaconej grzywny.

Uprawnienia podmiotu kontrolowanego

Jeszcze przed rozpoczęciem kontroli, w przypadku, gdy przedstawione przez inspektora pracy upoważnienie nie zawiera obligatoryjnych elementów, przedsiębiorca może protestować i żądać doręczenia prawidłowo wystawionego upoważnienia. W przypadku, gdy inspektor pracy zdecyduje się przesłuchać pracownika przy zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie jego tożsamości, pracodawca ma prawo do złożenia zażalenia w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia. Zażalenie rozpatruje właściwy okręgowy inspektor pracy.

W sytuacji, gdy inspektor pracy podejmuje i wykonuje kontrolę z naruszeniem przepisów, pracodawca ma prawo wnieść sprzeciw. Naruszenie przepisów może polegać min. na nieokazaniu legitymacji służbowej lub upoważnienia, zaniechaniu poinformowania kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach, naruszeniu prawa kontrolowanego do obecności w trakcie czynności kontrolnych, prowadzeniu kontroli ponad zakres lub czas wskazany w upoważnieniu, czy prowadzeniu kontroli u pracodawcy, u którego jest już prowadzona kontrola. Sprzeciw należy wnieść na piśmie do organu podejmującego kontrolę, czyli właściwego okręgowego inspektoratu pracy (lub jego oddziału). Pracodawca powinien poinformować o tym inspektora pracy, który przeprowadza kontrolę. Pracodawca ma  3 dni robocze, liczone od dnia wszczęcia kontroli, na wniesienie sprzeciwu. Musi go też uzasadnić. Wniesienie sprzeciwu wstrzymuje dalsze czynności kontrolne – od chwili doręczenia inspektorowi zawiadomienia o złożonym piśmie do czasu jego rozpatrzenia.

Jeżeli pracodawca nie zgadza się z niektórymi postanowieniami protokołu pokontrolnego, to przed podpisaniem może złożyć na piśmie umotywowane zastrzeżenia  do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia powinny być zgłoszone w terminie 7 dni od przedstawienia protokołu. Inspektor, uznając przedstawione zastrzeżenia za zasadne, powinien zmienić lub uzupełnić protokół kontroli oraz przekazać jego kopię pracodawcy.

...

"W przypadku wydania przez inspektora pracy decyzji niekorzystnej dla pracodawcy możliwe jest wniesienie odwołania do organu administracji II instancji tj. okręgowego inspektoratu pracy. Pracodawca ma na to 7 dni. Co ważne, od decyzji wydanej przez okręgowego inspektora pracy w przedmiocie nakazu zaprzestania prowadzenia działalności odwołanie wnoszone jest do  Głównego Inspektora Pracy w terminie 14 dni.  W jego treści należy wskazać na elementy nakazu, które naruszają przepisy prawa materialnego lub uchybień, które dotyczą samego postępowania decyzyjnego. Odwołanie powinno również zawierać wskazanie strony odwołującej się, jej adres, siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności oraz to, czy wnioskuje ona o uchylenie nakazu  w całości lub w części, jego zmiany, czy przekazania sprawy do ponownego rozpoznania. Ponadto odwołujący się powinien przytoczyć dowody na poparcie swoich żądań" – wskazuje Maciej Dokurno.