Cyfrowe podpisywanie dokumentów pracowniczych w jednym środowisku online

Platforma SIGNIUS oferuje zarówno podpis kwalifikowany, jak i podpis zaawansowany, dzięki czemu możliwe jest dopasowanie poziomu formalności do rodzaju podpisywanego dokumentu. Rozwiązanie zostało wdrożone w modelu white-label, co oznacza, że użytkownicy korzystają z platformy z identyfikacją wizualną Medicover. Takie podejście zapewnia spójne doświadczenie pracowników.

Z narzędzia korzystają osoby zatrudnione w Medicover przy podpisywaniu dokumentów kadrowych, w tym np. umów o pracę, aneksów czy innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Dzięki temu organizacja zastąpiła rozproszony, papierowy obieg dokumentacji jednym centralnym systemem zarządzanym cyfrowo.

Integracja z systemem kadrowo-płacowym usprawnia obieg dokumentów

Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia była integracja platformy SIGNIUS z wykorzystywanym przez Medicover systemem kadrowo-płacowym. Dzięki temu podpisane dokumenty są automatycznie przekazywane do elektronicznej teczki pracownika, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez dział HR.

Takie rozwiązanie znacząco skróciło czas obsługi dokumentów i uprościło procesy administracyjne. Obecnie cały cykl życia dokumentu – od przygotowania, przez podpisanie, aż po archiwizację –
może odbywać się w pełni cyfrowo.

Transformacja procesów odpowiadająca potrzebom nowoczesnej organizacji

– „Patrzymy na to wdrożenie znacznie szerzej niż wyłącznie przez pryzmat nowej technologii. To kolejny etap rozwoju naszych rozwiązań, który pozwala jeszcze skuteczniej porządkować i upraszczać procesy, tak aby odpowiadały wymaganiom współczesnej organizacji” – podkreśla Dominik Wieczorek, Dyrektor Pionu Personalnego Medicover.

SIGNIUS zwraca uwagę, że realizacja projektu wymagała szczególnego podejścia do kwestii bezpieczeństwa oraz zgodności z obowiązującymi regulacjami.

– „Wdrożenie w Medicover potwierdza, jak ważną rolę odgrywają wysokie standardy bezpieczeństwa w cyfrowych procesach HR. Dzięki ścisłej współpracy z klientem udało się przenieść do środowiska online najbardziej wymagające procesy związane z dokumentacją pracowniczą. Platforma SIGNIUS łączy zgodność regulacyjną, bezpieczeństwo i wygodę użytkowania, wspierając organizacje zarówno w zwiększaniu efektywności operacyjnej, jak i poprawie doświadczeń pracowników” – mówi Agnieszka Bocian, Team Leader oraz Project and Business Development Manager w SIGNIUS S.A.

Cyfryzacja ochrony zdrowia nabiera tempa

Projekt zrealizowany dla Medicover jest częścią szerszego trendu transformacji cyfrowej w sektorze ochrony zdrowia. Coraz więcej placówek medycznych i przedsiębiorstw z branży healthcare inwestuje
w narzędzia umożliwiające zdalną realizację procesów administracyjnych oraz kadrowych.

Rosnące znaczenie zyskują szczególnie rozwiązania związane z elektronicznym podpisywaniem i pieczętowaniem dokumentów, które pozwalają utrzymać ciągłość działania organizacji przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów operacyjnych. Eksperci podkreślają również korzyści związane z wyższym poziomem bezpieczeństwa danych oraz lepszą dostępnością usług.

Doświadczenia międzynarodowe potwierdzają skuteczność technologii

Podmioty funkcjonujące w sektorze zdrowia każdego dnia przetwarzają duże ilości poufnej dokumentacji. Wymaga to połączenia sprawności operacyjnej z rygorystycznymi standardami bezpieczeństwa
oraz zgodności z przepisami.

Doświadczenia SIGNIUS zdobyte na rynkach zagranicznych, między innymi w Niemczech, pokazują rosnące zainteresowanie automatyzacją procesów dokumentowych w branży medycznej. Z rozwiązań firmy korzystają m.in. AOK – największa niemiecka kasa chorych, europejska platforma telemedyczna DoktorABC oraz AS Abrechnungsstelle Bremen, specjalizująca się w obsłudze rozliczeń dla sektora ochrony zdrowia. Przykłady te potwierdzają skalowalność i dojrzałość oferowanych technologii.

SIGNIUS dostarcza rozwiązania zgodne z rozporządzeniem eIDAS, obejmujące m.in. platformę do zdalnego podpisywania dokumentów, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, zdalną identyfikację użytkowników oraz kwalifikowany znacznik czasu.