„Masz 5 minut?” – to pytanie, które często słyszą liderzy przebywający w biurze. Brzmi niewinnie i zwykle jest zadawane bardzo uprzejmie, a jednak w rzeczywistości bywa jednym z największych złodziei czasu. Dlaczego? Ponieważ rzadko kiedy to „5 minut” naprawdę tyle trwa, a jeszcze rzadziej dotyczy spraw, które faktycznie wymagają natychmiastowej reakcji lidera. Właśnie dlatego wielu szefów i managerów ma poczucie, że każdy ich dzień jest bardzo intensywny, pełen rozmów i udzielania rad, ale jednocześnie zdają sobie sprawę, że nie wykonali kluczowych obowiązków, które mieli w planach. W jaki sposób zarządzać czasem i nauczyć tego pracowników, nie tracąc jednocześnie ich zaufania?

W wielu organizacjach czas lidera traktowany jest jako zasób wspólny – szef dostępny jest zawsze, dla każdego i bez większych ograniczeń. Otwarte drzwi, szybkie decyzje i natychmiastowe reakcje uchodzą za oznaki zaangażowania i troski o zespół. Rzadziej mówi się jednak o kosztach takiej dostępności: rozproszonym skupieniu, zaniedbanych priorytetach czy zostawaniu po godzinach, gdy trzeba uporać się z obowiązkami. W takich przypadkach odpowiedzialność zamiast wzmacniać i rozwijać zespół, pozostaje na barkach lidera.

Dlaczego pracownicy przychodzą „na chwilkę”?

Choć wszystkie „5-minutówki” wyglądają podobnie, to wynikają z różnych powodów. Jednym z nich jest niechęć do samodzielnego podejmowania decyzji. Pracownicy proszą o szybkie spojrzenie na maila, prezentację czy decyzję operacyjną nie dlatego, że nie wiedzą, co zrobić, ale dlatego, że chcą podzielić się odpowiedzialnością.

Innym motywem bywa potrzeba uznania. Słowa „Zerkniesz?”, „Co o tym sądzisz?” – często są niewyrażoną wprost potrzebą potwierdzenia, że praca została dobrze wykonana. Jest ona naturalna. Problem pojawia się wtedy, gdy lider za każdym razem wchodzi w rolę recenzenta, zamiast wzmacniać samodzielność członków zespołu.

Trzecim, równie częstym powodem, dla którego pracownicy proszą o 5-minutowe spotkania, są niejasne zakresy odpowiedzialności. Gdy nie wiadomo, kto decyduje, a kto tylko opiniuje, ludzie wybierają najbezpieczniejszą drogę – zwracają się do osoby postrzeganej jako najbardziej decyzyjna. Nawet jeśli sprawa wcale nie powinna do niej trafić.

Stawianie granic uczy szacunku

Współcześni liderzy często mylą ciągłą dostępność z zaangażowaniem i wspieraniem zespołu. Tymczasem brak wyraźnie postawionych granic nie buduje ani autorytetu, ani nie wpływa pozytywnie na działanie organizacji.

– Gdy objęłam liderskie stanowisko w jednej z firm, zauważyłam, że drzwi do mojego gabinetu praktycznie się nie zamykają – mówi Aga Olszewska, mentorka liderów i właścicielka LeadAsU. –Pracownicy z różnych działów nieustannie przychodzili do mnie z „szybkimi” pytaniami i tematami do skonsultowania. Każda sprawa z osobna wydawała się zasadna. Zebrane w całość – skutecznie dezorganizowały mi pracę. Szybko zorientowałam się, że jeśli będę dostępna na każde „5 minut”, to pod koniec dnia nie będę miała ani czasu, ani energii na zadania, za które faktycznie odpowiadałam – dodaje ekspertka.

Czy istnieje wyjście z tej sytuacji?

– W pewnym momencie zdecydowałam się na prosty eksperyment. Zamiast automatycznie zgadzać się na każde spotkanie, zaczęłam reagować na dwa sposoby. Albo uczciwie odmawiałam – na pytanie: „Masz 5 minut?” uprzejmie odpowiadałam: „Nie, nie mam”, albo – jeśli się zgadzałam – trzymałam się ustalonego czasu. Bez przeciągania rozmowy. Bez wyjątków. Za to (dosłownie) z zegarkiem w ręku. Początkowe zdziwienie pracowników szybko ustąpiło refleksji. Ludzie zaczęli lepiej się przygotowywać, planować spotkania z wyprzedzeniem albo… rozwiązywać sprawy samodzielnie – wyjaśnia Aga Olszewska.

To nie brutalność, to odpowiedzialność

Stawianie granic bywa mylone z brakiem empatii. Tymczasem jasno zakomunikowane zasady dostępności są jednym z fundamentów dojrzałego przywództwa. Lider, który nie chroni swojego czasu, wysyła sygnał, że jego priorytety są elastyczne, a on sam zawsze ma czas dla zespołu –niezależnie od wagi sytuacji. W dłuższej perspektywie traci na tym nie tylko manager, ale cały zespół. To ważne, by pamiętać, że granice nie oznaczają bycia niedostępnym. Oznaczają świadome decydowanie, kiedy i na co przeznaczamy swoją uwagę. A to jedna z najcenniejszych kompetencji we współczesnym świecie.

Każde „Masz 5 minut?” to moment wyboru. Można poświęcać swoją uwagę zupełnie bezrefleksyjnie albo zatrzymać się i zdecydować, czy to właściwa inwestycja czasu. Świadome przywództwo zaczyna się właśnie od tych drobnych, codziennych decyzji.

– Szacunek do czasu lidera nie bierze się z dobrych intencji zespołu. On zaczyna się od tego, jak sam lider traktuje swój czas – podsumowuje Aga Olszewska.