Spis treści

1. Praca zdalna a obowiązek ewidencji

2. Dlaczego papier nie działa w modelu hybrydowym

3. Jak działa ewidencja czasu pracy online

4. Forma elektroniczna jest równoważna papierowej

5. Wdrożenie w zespole rozproszonym, krok po kroku

6. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce

Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy. Art. 149 Kodeksu pracy obowiązuje niezależnie od tego, skąd pracuje zespół, a zakres danych w ewidencji jest taki sam dla pracownika w biurze i w domu. Problem w tym, że papierowa dokumentacja nie obejmie osób, które w biurze bywają dwa dni w tygodniu albo wcale. Dlatego firmy z zespołami rozproszonymi przechodzą na ewidencję prowadzoną online.

Praca zdalna a obowiązek ewidencji

Przepisy o pracy zdalnej (art. 67 ze znaczkiem 18 i następne Kodeksu pracy) nie wprowadzają żadnego wyjątku od obowiązku ewidencji. Pracodawca nadal ewidencjonuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, dni wolne z tytułem ich udzielenia oraz nieobecności, zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Zmienia się wyłącznie sposób zbierania danych, nie ich zakres.

Te same zasady obejmują pracę zdalną okazjonalną, wykonywaną na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Dzień pracy z domu dokumentujesz w ewidencji dokładnie tak samo jak dzień w biurze, z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Odpowiedzialność również pozostaje po stronie pracodawcy. Od 8 lipca 2026 r. grzywna za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2000 do 60 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy po nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Dotyczy to w równym stopniu pracowników stacjonarnych i zdalnych.

Dlaczego papier nie działa w modelu hybrydowym

W zespole hybrydowym część osób podpisuje listę w biurze, część odsyła skany, a część zapomina o obu tych rzeczach. Dokumenty spływają z opóźnieniem, dane trzeba ręcznie przenosić do karty ewidencji, a dział kadr zamyka miesiąc, goniąc podpisy zamiast weryfikować dane. Do tego dochodzi ryzyko rozbieżności: co innego na liście obecności, co innego w ewidencji, a jeszcze co innego w harmonogramie. Przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy takie rozbieżności obciążają pracodawcę.

Jak działa ewidencja czasu pracy online

Ewidencja prowadzona w aplikacji internetowej zbiera dane u źródła i sama składa z nich kartę ewidencji:

• pracownik rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy w przeglądarce lub w aplikacji na telefonie, z biura, z domu, z delegacji,

• system nalicza czas pracy i godziny nadliczbowe według harmonogramu, bez ręcznych obliczeń,

• zatwierdzone wnioski urlopowe i inne nieobecności trafiają do ewidencji automatycznie,

• przełożony widzi ewidencję zespołu na bieżąco, bez zbierania plików i przypominania o podpisach,

• raport miesięczny generuje się jednym kliknięciem i jest gotowy do okazania przy kontroli.

Dla pracownika oznacza to jedną czynność dziennie zamiast papierowej listy. Dla działu kadr, zamknięcie miesiąca na danych, które są kompletne od pierwszego dnia.

Forma elektroniczna jest równoważna papierowej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentację pracowniczą prowadzi się i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej stawia postaci elektronicznej konkretne wymagania: integralność treści, zabezpieczenie przed utratą i uszkodzeniem oraz możliwość odczytu i wydruku przez cały okres przechowywania, czyli 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dobre narzędzie spełnia te wymogi w standardzie, wraz z kontrolą dostępu i historią zmian, której papierowa karta nigdy nie zapewni.

Wdrożenie w zespole rozproszonym, krok po kroku

Przejście na ewidencję online nie wymaga projektu wdrożeniowego. W praktyce sprowadza się do czterech kroków:

• zaktualizuj regulamin pracy w zakresie przyjętego sposobu potwierdzania obecności, żeby rejestracja w aplikacji była formalnie umocowana,

• skonfiguruj harmonogramy i zasady naliczania nadgodzin dla poszczególnych zespołów,

• uruchom pilotaż w jednym dziale hybrydowym i porównaj zamknięcie miesiąca przed i po,

• przeszkol pracowników, w praktyce wystarczy kwadrans, bo rejestracja to jedno kliknięcie na start i jedno na koniec pracy.

Po pilotażu rozszerzenie na resztę firmy to kwestia dodania kont, a nie kolejnego projektu.

Sprawdź, jak to wygląda w praktyce

Jeżeli Twój zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo, zobacz, jak działa ewidencja czasu pracy online w systemie tomHRM. Pracownicy rejestrują godziny z przeglądarki lub telefonu, system nalicza nadgodziny, zaciąga nieobecności z wniosków urlopowych i generuje raporty zgodne z Kodeksem pracy.

Czy dalej chcesz zbierać podpisy skanami? Załóż darmowe konto testowe, uruchom rejestrację w jednym zespole i przez 30 dni porównaj oba modele na własnych danych, bez zobowiązań.

Główna funkcjonalność tomHRM w zakresie ewidencji czasu pracy to:

• Proste rejestrowanie obecności i przerw
• 5 sposobów rejestrowania czasu pracy
•      Logowanie czasu pracy nad projektami
• Powiadomienia o nieprawidłowościach
• Generowanie kart czasu pracy
• Automatyczne zaokrąglanie czasu pracy
• Automatyczne raporty na email
• Ścieżki akceptacji czasów pracy
• Wnioski o nadgodziny, czas wolny, urlopy, praca zdalna
• Integracja z Optima, enova365, Google workspace, AD Azure Microsoft i inne.